كيفية إنشاء جدول زمني للمهام لإدارة توقعات العميل

كيفية إنشاء جدول زمني للمهام لإدارة توقعات العميل:

إذا كنت تعمل بشكل مستقل لفترة كافية، فستعرف مدى أهمية إدارة توقع المهارة بحيث يريد العملاء إنجاز الأشياء، ويريد معظمهم إنجازها بسرعة.

 

دعنا نواجه الأمر: لا يمكنك القيام بكل شيء في وقت واحد والمخاطرة بتقديم عمل رديء، هذا هو سبب أهمية إدارة توقعات العميل من البداية خاصةً عندما يتعلق الأمر بالمواعيد النهائية.

 

لكن لا يكفي مجرد تحديد التوقعات. تحتاج إلى كتابتها وتوصيلها بوضوح إلى عميلك أيضًا.

 

ما هي أفضل طريقة للقيام بذلك من خلال التخطيط البصري للتسليمات في قالب الجدول الزمني للمشروع؟

دعنا نلقي نظرة على كيفية إنشاء مخطط زمني للمشروع وإدارة توقعات العميل.

 

قسّم المشروع إلى مهام أصغر:

لقد سجلت مشروعًا مستقلًا ضخمًا ويطلب منك تحديد موعد نهائي لا تتسرع في الالتزام بموعد، توقف مؤقتًا وقم بتقييم المشروع بشكل صحيح لتضييق الأطر الزمنية الواقعية.

 

ابدأ بتقسيم المشروع إلى مهام أصغر:

كما صرحت اختصاصية الإنتاجية ميليسا جراتياس ، “يساعدنا تقسيم المهام على رؤية المهام الكبيرة على أنها أكثر سهولة وقابلية للتنفيذ ويقلل من نزوعنا إلى المماطلة أو تأجيل المهام لأننا ببساطة لا نعرف من أين نبدأ.”

 

بصرف النظر عن ذلك يمنحك تقسيم المهام أيضًا رؤية أوضح لسير العمل ومتطلبات المشروع.

 

على سبيل المثال لنفترض أنه تم ضمك لتحسين تصنيفات محرك البحث لموقع ويب. في هذه الحالة  من الحكمة تقسيم هذا المشروع إلى مهام مثل إجراء تدقيق لتحسين محركات البحث، وإجراء أبحاث عن المنافسين، وبناء روابط خلفية، وما إلى ذلك.

 

حدد الوقت المطلوب لكل مهمة:

لقد حددت جميع المهام التي يجب القيام بها لإكمال المشروع بنجاح. انظر إلى كل مهمة على أنها حدث رئيسي للمشروع وحدد الوقت المطلوب لكل منها.

 

بينما يمكن إكمال بعض المهام في غضون ساعات قليلة، سيكون هناك عدد قليل يتطلب عدة أيام لإكمالها. إذا كنت قد حصلت على موعد نهائي صارم فاعمل للخلف وقم بتعيين جدول زمني محدد لكل مهمة.

 

يعد هذا جزءًا لا يتجزأ من إنشاء مخطط زمني للمشروع لأنه يجمع الجميع على نفس الصفحة ويجعل من السهل تتبع التقدم على طول الطريق. علاوة على ذلك، فهو يساعدك على تحديد المواعيد النهائية للعميل.

 

ضع في اعتبارك التبعيات:

إنه أمر محبط عندما تبدأ مشروعًا وفي منتصف الطريق تدرك أنك تفتقد بعض المعلومات المهمة من العميل هذا يؤدي إلى تأخير ويمنعك من الوفاء بالمواعيد النهائية.

 

كيف تتجنب مثل هذا الموقف؟ من خلال النظر في تبعيات المشروع في مرحلة التخطيط.

 

كما يوحي الاسم، فإن التبعيات هي عندما تتطلب إكمال مهام معينة لإكمال مهمتك أو مشروعك.

 

وفقًا لـ Kissflow فإن الأنواع الخمسة الرئيسية من التبعيات هي:

1. منطقي.
2. خارجي.
3. الموارد.
4. تفضيلية.
5. عبر الفريق.

 

يمكنك استخدام مصمم خرائط المفاهيم لرسم خريطة وتبعية تبعيات المشروع للعميل في وقت مبكر حتى لا يتم مواجهتك بأي حواجز طريق ويمكن أن تأخذها في الاعتبار أثناء التخطيط للجداول الزمنية.

 

 

ارسم الجدول بصرياً:

لقد أنجزت كل الأعمال الأساسية، الآن كل ما عليك فعله هو توصيل الجدول الزمني للمشروع إلى العميل.

 

يمكنك إما أن ترسل إليهم قائمة بريد إلكتروني بالمواعيد النهائية لكل مهمة (وتضيع في صندوق الوارد الخاص بهم) أو إنشاء جدول زمني مرئي يعرض المهام بالترتيب الزمني.

 

هذا الأخير هو بالتأكيد طريقة أكثر احترافًا ووضوحًا للتواصل.

 

قم بإنشاء جدول زمني للمشروع من خلال رسم جميع المهام جنبًا إلى جنب مع المواعيد النهائية الخاصة بكل منها. هذا يساعدك على:

1. اعطاء لمحة عامة عن المشروع.
2. تواصل بوضوح.
3. تسليط الضوء على المعالم الهامة.
4. تقدم المسار.

 

تأكد من الاحتفاظ بالأوصاف موجزة واستخدام الرموز والعناصر المرمزة بالألوان لتسهيل قراءة المخطط الزمني ومسحه ضوئيًا. فيما يلي مثال على نموذج مخطط زمني للمشروع يمكنك استخدامه.

 

 

قدمه للعميل:

تذكر: الجدول الزمني للمشروع ليس فقط لاستخدامك الداخلي من المهم أيضًا مشاركتها مع العميل قبل بدء العمل والحصول على تعليقاتهم أيضًا.

 

من الجيد عقد اجتماع عبر مكالمة فيديو لتقديم مخططك الزمني ومناقشة الأولويات وإدارة التوقعات وضمان التوافق هذه هي فرصتك لمعالجة المخاوف والأسئلة وأي حواجز طرق محتملة قد تتوقعها.