كيفية زيادة الانتاجية في العمل عن بعد باستخدام البريد الالكتروني :

كيفية زيادة الانتاجية في العمل عن بعد باستخدام البريد الالكتروني : 8 نصائح بسيطة وفعالة لإدارة البريد الإلكتروني لزيادة إنتاجيتك.

 

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني ، في حالات نادرة ، عملاً حقيقيًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في دعم البرامج ، أو كنت صحفيًا ، أو كانت وظيفتك إرسال رسائل إخبارية ، فمن الواضح أن البريد الإلكتروني هو أداة العمل الرئيسية الخاصة بك. في مثل هذه الحالة ، لا يعد البريد الإلكتروني بالتأكيد مضيعة للوقت.

 

ومع ذلك ، يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أحد أكبر مصادر التشتيت أثناء ساعات العمل. إذا كان لديك عميل البريد الإلكتروني مفتوحًا دائمًا عندما تكون خلف جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فقد يكون البريد الإلكتروني عقبة كبيرة أمام القيام بعمل عميق حقيقي. يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني التي تتدفق باستمرار مصدر إلهاء مستمر.

 

لذلك ، دعنا نلقي نظرة على نصائح إدارة البريد الإلكتروني الأساسية للحفاظ على مستويات الإنتاجية عالية والتأكد من أنك لن تضيع أيًا من وقتك الثمين:

 

1. استخدم توقيع البريد الإلكتروني

أول شيء واضح هو أنك لا تريد أن تكتب “مع أطيب التحيات” واسمك في كل مرة تكتب فيها بريدًا إلكترونيًا.

 

2. إلغاء الاشتراك من معظم الرسائل الإخبارية

كل يوم ، من المحتمل أن تتلقى العشرات من الرسائل البريدية الجماعية والرسائل الإخبارية وأنواع مماثلة من البريد الإلكتروني. ومن بين 10 نشرات إخبارية ، ربما تقرأ بالفعل واحدة أو اثنتين ذات قيمة كبيرة بالنسبة لك.

 

3. قاعدة الحذف والمفوض والرد للبريد الإلكتروني

حتى عندما تقوم بإلغاء الاشتراك في معظم الرسائل الإخبارية ، فإنك بالتأكيد لا تزال تتلقى بعض رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك حذفها ببساطة دون الشعور بالذنب.

 

4. اكتب أقصر رد ممكن

اكتب دائمًا أقصر رد ممكن (TSPR) على كل بريد إلكتروني. إذا كانت كلمة واحدة ، ممتاز. إذا كنت لا تستطيع استخدام كلمة واحدة ، فافعل ذلك بجملة واحدة. هناك ، بالطبع ، استثناءات – إذا كتبت إلى الرئيس ، على سبيل المثال.

 

5. استخدم القوالب والردود الجاهزة

إذا قمت بتحليل آخر مائة رسالة بريد إلكتروني ، فستجد أنماطًا للرسائل الإلكترونية التي أجبت عليها بنفس الكلمات تقريبًا. يتنبأ التاريخ قصير المدى عادة بمستقبل قصير المدى.

 

6. إرسال أقل عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني

هناك قاعدة واحدة أكثر أهمية فيما يتعلق بإدارة البريد الإلكتروني: إذا كنت ترغب في تلقي عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني ، فأرسل عددًا أقل من الرسائل الإلكترونية. لكل بريد إلكتروني ترسله ، هناك رد متوقع.

 

7. اشرح علنًا نوع رسائل البريد الإلكتروني التي لا ترد عليها

إذا كنت شخصًا عامًا ، أو لديك مدونتك الخاصة ، أو كنت تستخدم وسائط اجتماعية مختلفة ، فشرح علنًا نوع رسائل البريد الإلكتروني التي ترد عليها والنوع الذي لا ترد عليه.

 

8. Timebox وقت البريد الإلكتروني الخاص بك

تستغرق كل مهمة تقريبًا الوقت الذي تكرسه لها. إذا وضعت قيودًا صارمة على الوقت والمدة التي تستغرقها للرد على رسائلك الإلكترونية ، فهناك احتمال أكبر ألا تضيع وقتًا طويلاً في كتابة الردود وأن تنسى تمامًا نظامك وقواعد الإدارة الفعالة.

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.