كيف ينجح العمل الجماعي عن بعد؟

كيف ينجح العمل الجماعي عن بعد:

نقدم لكم 8 أسباب تجعل فريقك البعيد يحتاج إلى العمل بصوت عالٍ.

 

يعد توظيف العمال عن بُعد طريقة للاستفادة من أفضل ما يقدمه سوق العمل بدلاً من التعلق بمجموعات التوظيف المحلية، يمكنك الوصول إلى الخبرات والمعرفة من جميع أنحاء العالم.

 

لسوء الحظ، فإن العمل مع فريق بعيد يأتي بالعديد من الجوانب السلبية من الاتصالات اليومية التي تكون أكثر صعوبة، إلى عدم القدرة على التحقق جسديًا من موظفيك ومعرفة ما يفعلونه.

 

بصرف النظر عن استخدام برنامج لتتبع الوقت لمراقبة موظفيك عن بُعد، عليك الاعتماد على كلامهم بأنهم يؤدون عملهم.

 

عيوب العمل مع الموظفين عن بُعد باستخدام تكتيك واحد،، 

 

تمرن بصوت عالٍ:

عندما تتواصل تأكد من أنها تتواصل مع قنوات على مستوى الفريق اعقد اجتماعات منتظمة عبر الهاتف أو مكالمات الفيديو لخلق شعور بالثقافة، والتوقف عن كون الاختلافات الزمنية مشكلة في النشر الذكي للبرامج عبر فريقك.

 

المزايا هائلة، لذا سأغوص اليوم في بعض من أكبرها وكيفية تحقيقها.

 

فيما يلي 8 أسباب تجعل فريقك البعيد يحتاج إلى العمل بصوت عالٍ:

1. يجعل مهامك واضحة ومفهومة

 

 

ليس هناك ما هو أسوأ من الجلوس على مكتبك وإدراك أنه ليس لديك أي فكرة عما يجب القيام به. بالتأكيد ، قد تعرف ما يجب عليك فعله ، لكن هذا لا يعني أنك تعرف المهمة التي يجب التركيز عليها أولاً أو حتى كيفية البدء بها.

 

والأسوأ من ذلك أنه كلما قضيت وقتًا أطول في التفكير بشأن ما يجب القيام به ، كلما كان من الصعب الاستقرار في تدفق صحي.

 

أنت تقضي الكثير من الوقت والطاقة الذهنية في تحديد المهمة التي يجب تنفيذها أولاً بحيث تكون أقل فاعلية عندما يتعلق الأمر بتنفيذها بالفعل.

 

هذا هو أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل فريقنا في Process Street يعمل بصوت عالٍ. لدينا اجتماعات الوقوف الصباحية يومي الثلاثاء والخميس حيث نقدم عملنا ونقول ما سنفعله حتى الاجتماع التالي.

 

تمنحنا هذه الاجتماعات فرصة لوضع أهداف لأنفسنا والالتزام بها من خلال إعلانها للآخرين. لا يتعين علينا إضاعة الوقت في تقرير ما يجب القيام به أولاً ، لأننا قلنا بالفعل ما سيكون عليه ذلك.

 

بالإضافة إلى ذلك ، فإن التحدث عن مهامنا بصوت عالٍ يساعدنا على فهمها بشكل أفضل ، حيث يمكننا بسهولة تحديد التفاصيل غير المعروفة ومعرفة ما نحتاجه للانطلاق والبحث.

 

2. الشفافية تزيد من المساءلة:

 

 

تعد المساءلة في الفرق البعيدة أمرًا حيويًا لتجنب العديد من المزالق ، بدءًا من مخاطر ساعات العمل غير الخاضعة للإشراف إلى احتمالية الانتحال أو الكسل الواضح. لحسن الحظ ، يمكن تحقيق ذلك بشكل طبيعي من خلال جعل واجبات فريقك وعمله شفافًا حتى يعرف الآخرون ما يحدث.

 

فكر في الأمر – عندما تعمل بصوت عالٍ في فريق بعيد ، فأنت تعلن أساسًا عما حققته في فترة زمنية معينة ، وما هي أهدافك حتى نقطة الاتصال التالية.

 

يعلم الجميع ما يفعلونه ، وما يفعله زملاؤهم ، ومن سيعتمدون عليه ، ومن سيعتمدون عليهم. وبالتالي ، يتحمل الجميع المسؤولية تجاه أنفسهم وتجاه بقية أعضاء الفريق.

 

3. يشجع التواصل المنتظم على ثقافة الفريق الصحي:

 

 

تتمثل إحدى طرق تشجيع التحفيز في التأكد من أن فريقك يتمتع بثقافة صحية وداعمة. وبهذه الطريقة ، إذا واجه شخص ما مشكلة فلن يكتفي بمجرد الضغط عليه – فقد تم بالفعل تعيين المعيار للاتصال المجاني ، لذلك سيتواصلون ويطلبون المساعدة التي يحتاجون إليها للاستمرار.

 

لسوء الحظ ، فإن إنشاء ثقافة جماعية صحية من خلال بناء الفريق عن بُعد هو أصعب بكثير مما سيكون عليه في بيئة المكاتب التقليدية.

 

ليس لديك مساحة عمل مادية مشتركة أو حتى الاتصال الذي يجلبه الاتصال وجهًا لوجه ، لذلك تحتاج إلى التأكد من أن هناك شيئًا آخر يشجع فريقك على التواصل.

 

لذلك فإن العمل بصوت عالٍ يقتل عصفورين (أو أكثر) بحجر واحد. إنه يحل المشكلة رقم 1 في بناء ثقافة عن بعد (التواصل) عن طريق كسر الجليد والتخلص من الإحراج الأولي مع توفير وسيلة دعم لأي أسئلة وقضايا قد يواجهها زملاء العمل.

 

4. تصبح العمليات متوقعة وقابلة للتكرار:

 

 

لتحقيق هذه الفائدة ، لا تحتاج حتى إلى “ممارسة التمارين بصوت عالٍ” من خلال التحدث إلى أي شخص آخر. إن مجرد التحدث عن نفسك من خلال مهامك وعملياتك كافٍ لمساعدتك على رؤية كيف يتم تنظيم عملك.

 

والأفضل من ذلك ، إذا قمت بتوثيق عملياتك ، فستتمكن من أداء عملك باستمرار دون الحاجة إلى القلق بشأن ما يجب القيام به بعد ذلك – أو من أين تبدأ في المرة القادمة.

 

هذا لا يذكر حتى كيف يتيح لك توثيق العمليات ومشاركتها مع فريقك تحديد المجالات التي يمكنك فيها استخدام أتمتة عمليات الأعمال للسماح للروبوتات بالاهتمام بمهامك الوضيعة!

 

كما قد تتوقع ، أوصي بـ Process Street للقيام بذلك. إنها أفضل أداة متاحة لتوثيق عملياتك وتتبعها وإدارتها ، ويمكنك حتى تجربتها مجانًا. لا تستطيع ان تحبه؟

 

5. تهجئة كل شيء يسلط الضوء على الاختناقات:

 

 

على الرغم من بذلنا قصارى جهدنا ، لم يقم أحد حتى الآن بتصميم عملية فعالة تمامًا لجميع المواقف. إنه غير موجود. لهذا السبب من المهم أن تجعل عملياتك أفضل حيثما أمكنك ذلك.

 

قد يكون هذا مستحيلًا دون العمل بصوت عالٍ وتوثيق أساليبك ، ولكن القيام بذلك وتتبع نتائجك بمرور الوقت يمكن أن يساعدك في تحديد أكبر المشاكل و / أو أوجه القصور في شركتك.

 

على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك عملية اتصال باردة وتريد معرفة ما يمكنك تحسينه لزيادة معدل نجاحك. من خلال العمل بصوت عالٍ وتسجيل نتائجك ، يمكنك تحديد الجزء الأكثر شيوعًا من العملية والذي يتسبب في استسلام آفاقك.

 

ليس ذلك فحسب ، بل يمكن التعامل مع الاختناقات التي تجدها بشكل أسرع بفضل الاتصال السريع الذي يشجعه العمل بصوت عالٍ.

 

6. يمكن إبطال مشاكل التعاون مع الخدمات السحابية:

 

 

المناطق الزمنية قاتلة للفرق البعيدة ، خاصةً عندما ينتج عنها عمل أعضاء الفريق في جداول منفصلة تمامًا مع تداخل ضئيل أو بدون تداخل. هذا يعني أن أي مشروع يتطلب التعاون يمكن أن يصبح بسرعة كابوسًا للإدارة ، حيث يمكن أن تستغرق أي رسائل أو ملاحظات يومًا كاملاً للحصول على رد.

 

لحسن الحظ ، يمكن أن تساعد الخدمات السحابية في إبطال هذه المشكلة ، على الرغم من أن المراسلة المباشرة ستكون مستحيلة خلال ساعات العمل العادية ، إلا أن هذا لا يمنع كلا الطرفين من الوصول إلى أحدث إصدار من أي مستندات وبرامج.

 

على سبيل المثال ، إذا كان هناك شخصان (من مناطق زمنية مختلفة) يعملان من نفس مستند Word ونسي أحدهما إرسال أحدث تكرار إلى الآخر في نهاية اليوم ، فسيكون اليوم بأكمله شطبًا لهذه المهمة .

 

لا يمكنك العمل على شيء ما عندما لا تكون لديك فكرة عن حالته الحالية.

 

لهذا السبب يستخدم فريقنا Google Drive لتخزين جميع أعمالنا ، وبشكل أساسي إنشاء مكتبة من المستندات التي يمكن لفريقنا الوصول إليها كجزء من سياستنا “العمل بصوت عالٍ”. بهذه الطريقة ، سيعمل الجميع دائمًا باستخدام أحدث نسخة من مستند أو ملف.

 

7. يمكن توقع المشاكل:

 

 

 

يكفي أن نقول إن الاتصال في فريق بعيد هو أكثر صعوبة من تخطيط المكتب التقليدي. تداعيات ذلك هائلة ، لكنها ليست واضحة دائمًا.

 

لهذا السبب تحتاج إلى تشجيع الاتصال المجاني في فريق بعيد كما تفعل في الفريق التقليدي.

 

عندما تعمل عن بُعد ، قد تبدو أشياء مثل الانتقال من المنزل أو السفر وكأنها مشكلة صغيرة يمكنك حلها دون مقاطعة ، وبالتالي لا تبدو دائمًا مهمة بما يكفي ليتم ذكرها.

 

ومع ذلك ، من خلال الحفاظ على التواصل المتسق مع بقية أعضاء فريقك (سواء كان ذلك من خلال المحادثات غير الرسمية أو اجتماعات الفريق المتكررة أو المراجعات الشهرية للمدير) ، يمكن إبقاء الجميع على اطلاع دائم بما يحدث في حياتك ، وبالتالي المشكلات التي قد تظهر في المستقبل القريب. بهذه الطريقة ، سيكون لدى فريقك الوقت للاستعداد لأي غيابات محتملة أو آثار سلبية أخرى.

 

8. يتم التعامل مع القضايا قبل أن تسبب الكثير من الضرر:

 

 

لا أحد يحب الاعتراف بأخطائه ، وهذا أمر مفهوم تمامًا. تحدث المشكلة عندما يعتقد أحد أعضاء الفريق عن بُعد أن بإمكانهم تجاهل خطأ بسيط وتجنب المواجهة مع زملائهم حوله ، فقط لجعل المشكلة تتحول إلى شيء أكثر ضررًا.

 

على سبيل المثال ، إذا كان هناك خطأ في عملية إعداد العميل الخاص بك ولم يلاحظ المؤلف إلا بعد تشغيلها عدة مرات ، فقد يرغب في التزام الصمت حيال ذلك خوفًا من إلقاء اللوم على العديد من العملاء الذين لديهم تجربة دون المستوى. ومع ذلك ، فكلما طالت مدة خدمة العملاء دون ذكر ذلك ، زاد عدد العملاء الذين سيتعاملون مع هذا الخطأ.

 

الحل هو التخلص من المشاكل قبل أن تتطور إلى شيء أكثر.

 

واحدة من أفضل الطرق للقيام بذلك هي التأكد من أنك تخصص وقتًا في اجتماعاتك المنتظمة لمناقشة أي مشكلات يواجهها فريقك ، ثم الوصول إلى جذور هذه المشكلات.

 

لا تكن قاسيًا جدًا (تريد أن يتحدث الناس معك بالفعل) ، لكن كن حازمًا عند البحث في سبب المشكلة ومنع حدوثها مرة أخرى.